7 dicas para melhorar o planejamento e controle de obras

O planejamento e controle de obras é elemento fundamental da construção civil. São ações de gestão que impactam diretamente nos resultados da construção, mas que nem sempre são levados como prioridade. Contudo, a atenção das construtoras e profissionais quanto ao tema tem crescido nos últimos anos.

Dessa maneira, é importante saber o que é, de fato, o planejamento e controle de obras, assim como saber quais são as principais dicas para executar um bom trabalho neste sentido.

O que é planejamento de obras e controle de obras?

O planejamento e controle de obras apresenta como principal finalidade a prevenção de riscos e inconformidades. Além disso, também apresenta como objetivo potencializar os aspectos positivos e mitigar os pontos negativos da construção do projeto. Isto é, tanto para as construtoras quanto para os clientes envolvidos.

Assim, o profissional responsável pelo planejamento e controle de obras deve elaborar uma série de estudos e cálculos para avaliar em que situações a construção do empreendimento é viável economicamente e com maior rentabilidade para a empresa.

Tudo isso levando em consideração as políticas internas da empresa e leis em vigor no local em que as obras acontecerão.

Por meio de um planejamento completo e detalhado, os profissionais responsáveis pela atividade conseguem uma visão completa e real da obra, otimizando assim o alicerce para tomar decisões consistentes ao longo de todo o projeto e execução da obra.

Dessa maneira, torna-se fundamental que os profissionais responsáveis por cada etapa do planejamento conheçam bem as particularidades do setor e consigam gerenciar as tarefas e pendências de forma inteligente e otimizada. 

Veja em mais detalhes como fazer o planejamento e controle de obras, seguindo as sete dicas abaixo:

1. Delimite o escopo da obra

O escopo é a definição das entregas do projeto, assim como elencar quais itens não se encaixam nessa definição. Nessa etapa, são definidos parâmetros como:

·   Stakeholders do empreendimento;

·   Características dos entregáveis do projeto;

·   Parâmetros para aceitação;

·   Estimativas de custos e prazos;

·   Estrutura Analítica do Projeto (EAP);

·   Riscos e oportunidades do projeto;

·   Premissas e restrições;

·   Características e sistemas construtivos;

·   Requisitos envolvidos;

·   Objetivos do projeto.

Decidir quais itens pertencem e quais não são relacionados à execução da obra é o passo inicial para elaborar o planejamento e controle de obras. As equipes de projetos devem adequar o programa de necessidades e ajustar os sistemas construtivos.

2. Faça a gestão de suprimentos

A gestão de suprimentos se relaciona de forma direta com todas as outras etapas da execução da obra (produtividade, equipe, cronograma, entre outros). Dessa maneira, gerir os suprimentos é planejar a obtenção de serviços e produtos vitais para a obra e andamento adequado.

Pelo fato dos fornecedores serem de origens externas, é necessário analisar informações como condições de entrega e prazo. Dessa forma, o gestor deve sempre prever as necessidades. Isso quer dizer que, ao planejar as aquisições, torna-se possível:

·   Evitar dias parados na obra;

·   Agir preventivamente em caso de imprevistos;

·   Conferir os quantitativos;

·   Evitar atrasos;

·   Organizar o recebimento.

Quando falamos em suprimentos, é importante também dimensionar e prever as áreas para o armazenamento de materiais, como os depósitos. Portanto, é necessário elaborar um layout para o canteiro de obras e pensar na funcionalidade e nos ganhos de produtividade de toda a equipe.

A localização do armazenamento da areia e pedra brita, por exemplo, deve ser pensada de modo que fique próxima às betoneiras. Além disso, o descarregamento de material deve ser realizado em local que não atrapalhe o fluxo de profissionais e não interrompa as obras.

3. Controle o fluxo de caixa

O fluxo de caixa está ligado diretamente ao gerenciamento financeiro de uma empresa. Nele estão dispostas tanto as entradas quanto as saídas de recursos financeiros no decorrer do tempo. Isto é, são projetadas as despesas, receitas e saldos que agem sobre uma determinada atividade em um período de tempo.

Ademais, é necessário acompanhar o desempenho entre o que foi planejado e o que foi executado. O controle de fluxo de caixa, portanto, corresponde a uma estratégia organizada para acompanhar as movimentações financeiras e tomar decisões estratégicas.

Dessa forma, os dados obtidos também podem servir de parâmetros para outras obras similares no futuro da empresa, otimizando assim todo o processo de planejamento de controle de orbas.

4. Elaborar a EAP e lista de atividades

A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é uma importante ferramenta para o planejamento e controle de obras. Este documento divide o escopo do projeto de maneira hierárquica e em pequenos pacotes de serviços.

Essa subdivisão torna mais fácil o gerenciamento dos pacotes de serviço. Quanto mais detalhada for, mais preciso tende a ser o cronograma e mais administráveis são os pequenos grupos de atividades.

Neste documento são detalhadas as entregas, elencadas do geral para a mais específica.

5. Conheça os documentos da obra

Os documentos da compra compreendem o aspecto burocrático da construção. Após a resolução desta etapa, projetos e memoriais são elaborados. Assim, após a conclusão dessa etapa, é possível delimitar os planos de ação, cronogramas e programações para execução da obra.

Análise antes do início da execução da compatibilização de projetos e interferência entre atividades diferentes. Conhecer bem o escopo e os documentos de projeto permitem que o gestor adote decisões estratégicas que previnam possíveis riscos. Esta etapa é fundamental dentro do planejamento e controle de obras.

6. Desenvolvimento do cronograma

O cronograma consiste na estimativa de tempo necessário para a execução da obra e das etapas que dividem a elaboração da obra. Uma boa dica para elaborar o cronograma de obras está em baseá-lo em estimativas paramétricas.

Desse modo, é necessário buscar referências de obras similares para especular o tempo de execução de cada etapa da obra. Neste documento, é importante ficar atento às atividades do caminho crítico. Isto é, aquelas que geram maior impacto no cumprimento de prazos e tempo de execução da obra.

Durante a preparação do calendário de obras, analise as folhas e faça estimativas coerentes e realistas, com atenção maior para os itens prioritários.

Ademais, as atividades consideradas no cronograma são detalhadas no EAP do projeto. Dessa forma, quanto mais detalhado for o cronograma, mais preciso o documento será.

Vale ressaltar que as variáveis externas podem afetar a conclusão das etapas do cronograma, como condições climáticas. Dessa maneira, é importante documentar todas as referências de duração e produtividade, pois estas informações podem ser utilizadas, posteriormente, como aprendizado para equipe empresa.

7. Monitore o desempenho da obra

Deve-se dedicar um bom tempo para o planejamento da obra. Contudo, essa não é a única preocupação que se deve ter. É importante também monitorar e acompanhar as atividades, pois, somente ao mensurar os resultados obtidos, é possível fazer paralelos entre planejado e realizado.

Analisar as previsões e estimativas é muito importante para a empresa, pois a partir dessas análises é possível constatar os gargalos em obras e, a partir disso, gerar um bom banco de dados.

Além disso, as lições aprendidas nos processos, juntamente com as informações coletadas ao longo do projeto servem para base de pesquisa em situações futuras.

Por exemplo, se em uma determinada obra a equipe responsável teve problema de desempenho em alguma etapa, analise quais foram as medidas tomadas e se elas foram efetivas. Assim, planejar e controlar de modo adequado as obras permite entregar produtos de acordo com os requisitos de qualidade, dentro do orçamento e respeitando os prazos de entrega.

Sendo assim, o planejamento e controle de obras é um elemento essencial para uma empresa da construção civil. Além de garantir a qualidade na construção, age de forma positiva no cronograma, orçamento, imagem da empresa, entre outros. E você, o que está esperando para melhorar esse importante processo?

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