Administração de obras: 8 dicas para melhorar esse processo

Engana-se quem pensa que a construção civil é responsável apenas pelo aspecto técnico da construção: técnicas construtivas, escolha do material e execução de obras. Pelo contrário, cada vez mais a construção civil exige aspectos de gestão, como a otimização da administração de obras.

Apesar da importância desse importante elemento, muitos profissionais ainda desconhecem os principais elementos que devem adotar para ter uma administração eficiente. Com o intuito de abordar o tema e o tornar familiarizado, fizemos este artigo para você.

O que é a administração de obras?

A administração de obras, também conhecida como gestão ou gerenciamento de obras, é a etapa responsável por garantir que o projeto seja entregue com a qualidade desejada, dentro do orçamento previsto e no tempo determinado no planejamento.

Além disso, a administração deve detectar problemas e imprevistos que possam ocorrer durante o andamento da obra. Dessa forma, deve propor soluções rápidas e eficientes, antes que o problema se torne uma bola de neve e afete diferentes aspectos da obra.

A administração de obras se divide em sete pontos:

1. Recursos humanos: setor responsável pela escolha das equipes e colaboradores, colocando-os em diferentes setores e áreas;
2. Contratos e fornecimento: responsável por inferir novas contratações, gestão de fornecedores e gestão de contratos, buscando estabelecer harmonia entre estes elementos e o melhor custo-benefício;
3. Escopo: responsável por determinar tarefas, definir objetivos, delegar responsabilidades e necessidade de locação de equipamentos (como betoneira), etc.;
4. Custo: responsável por cotar preços, fazer previsões e levantar orçamentos. Leva em consideração o controle e projetos para que os gastos não excedam o previsto;
5. Tempo: responsável pelo controle do tempo e planejamento, definindo a duração de cada fase e serviço executado na obra;
6. Comunicação: responsável por estabelecer maneiras e interfaces de comunicação viáveis e eficientes entre a equipe e com agentes externos, como empresa contratante.
7. Qualidade: responsável pela busca de materiais de qualidade, sejam estes produtos intermediários ou finais. Além disso, serve para garantir a qualidade nos processos de acordo com as exigências de mercado e de legislação.

Dicas para otimizar a administração de obras

Agora falaremos sobre como otimizar a otimização de obras por meio de 8 dicas. Acompanhe:

1. Defina bem o escopo do projeto

Inicialmente, é necessário definir o escopo do projeto. Isto é, sentar com o cliente e analisar os anseios e possibilidades para o projeto. Dessa forma, o processo se inicia com menos problemas e com mais chances de sucesso.

Antes mesmo de iniciar o planejamento de obras, é necessário conversar com o cliente e entender o que ele deseja com o projeto e o que ele espera. Nesse primeiro momento, é possível alinhar algumas possibilidades e descartar algumas alternativas que ele tenha em mente.

Com essa atitude é possível reduzir muito tempo gasto com planejamento e com retrabalho devido a reajustes realizados durante a execução da obra.

2. Tenha metas claras

Saber o que deve ser alcançado em cada momento da construção e qual a finalidade do projeto é fundamental dentro da administração de obras. Além disso, é fundamental que o gestor verifique que todos os envolvidos no projeto estejam alinhados com as metas.

Essa é a única maneira de garantir o alinhamento de todos os processos e conseguir o máximo de produtividade nos resultados. Ademais, contribui para a distribuição de responsabilidades e reduz a carga de trabalho sobre o gestor de obras.

3. Planejamento eficaz

Um bom planejamento é que deve ser feito inicialmente para que se tenha maior controle da obra. Além de planejar as etapas e o uso de insumos, é fundamental controlar o uso do tempo do gestor.

Toda a gestão de obra gira em torno do que está definido no planejamento. Se cada fase for bem-feita e detalhada, considerando todos os riscos possíveis, o administrador organiza bem as etapas e acompanha cada serviço com mais eficiência. Além disso, os erros são reduzidos ou até mesmo eliminados.

4. Fique de olho nas contas

A administração de obras também envolve cuidar do fluxo de caixa. O controle do orçamento depende dessa ação. Não é porque o gestor sabe o quanto, como e em que serviços irá gastar que não pode organizar as compras em um momento mais propício. 

Ficar atento quanto ao fluxo de caixas também é essencial para evitar desperdícios e gastos excessivos com material.

5. Otimize a gestão de suprimentos

Comprar materiais é apenas uma parcela da gestão de insumos e suprimentos. É importante estar atento ao estoque e garantir que tudo seja armazenado como deve, além de fiscalizar a logística de transporte dos materiais e equipamentos.

Esses são os pontos em que ocorre a maior perda de materiais, e quando os danos por unidade ou quebra ocorrem com maior frequência. Reduzir o desperdício de materiais é muito mais fácil com uma otimização da gestão de suprimentos.

6. Não descuide da comunicação

Outra etapa fundamental da administração de obras está em não descuidar da comunicação, que é um ponto que muitas empresas da construção civil apresentam um grande gargalo.

Não é porque o cliente tem acesso aos dados e informações do sistema que o gestor não necessita responder algumas questões quando este entrar em contato. Conversar com o cliente de forma clara e franca e ter a certeza de que ele compreende tudo aquilo que está sendo dito e acontecendo com o projeto e construção é muito importante para costurar futuros contratos e indicações.

A comunicação também deve ocorrer de forma interna. Isto é, tanto no canteiro de obras quanto no escritório.

Saber cobrar e elogiar quando necessário sem criar situações desconfortáveis, abrindo sugestão para participação dos trabalhadores é essencial. Muitas possibilidades de melhores resultados e oportunidades de economia surgem de pessoas que apresentam mais vivência na execução de atividades.

7. Fique atento quanto aos riscos

Os riscos são levados em consideração durante a fase de planejamento e análise de ameças, a fim de corrigir problemas antes que eles se concretizem e caso eles ocorram. Todavia, estar atento a eles continua sendo importante em todas as etapas.

Ademais, existe outro fator de risco que merece ainda mais atenção: o imprevisto ou inesperado. Em muitos casos, durante a construção, alguns ajustes são realizados no escopo. Assim, cria-se uma situação em que não há tempo para analisar riscos com tanta atenção antes de começar a aplicá-los.

Desse modo, prestar atenção para ver se novos problemas potenciais aparecem é fundamental para evitar que esses novos fatos prejudiquem o andamento da obra.

8. Uso de software

Por fim, mas não menos importante, vale a pena considerar o uso de um software para otimizar o orçamento de obras.

A otimização ocorre por inúmeros fatores, tais como: integração entre diferentes programas, obtenção automática de dados como a Curva S, Curva ABC, BDI, etc.

Além disso, o uso de softwares evita que ocorram erros humanos durante a elaboração do orçamento, uma vez que este documento é realizado de forma automatizada, levando em consideração as composições de preço unitário mais atualizadas do sistema (SINAPI, SICRO, entre outros).

Outro ponto importante a comentar é que os softwares de orçamento, como o OrçaFascio, incluem também aspectos relativos ao planejamento. Este apresenta um módulo exclusivo para planejamento de obras.

Sendo assim, a administração de obras é tarefa fundamental e contínua para garantir a qualidade e execução de todas as etapas de uma construção. Além disso é um mecanismo importante para uma empresa se destacar no mercado da construção civil. Logo, essa atividade não deve ser omitida.

Agora que você já sabe tudo para fazer uma melhor administração de obras, saiba como fazer medição de obras de forma rápida e confiável.